Digitalización de archivos

DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

Captura Inteligente (OCR):

El Reconocimiento Óptico de Caracteres permite que el texto dentro de una imagen sea editable y buscable. Puedes buscar una palabra clave (ej. un NIT o un nombre) dentro de miles de archivos escaneados.
Indexación y Metadatos:

Se etiquetan los documentos con campos específicos (fecha, cliente, tipo de documento) para que la clasificación sea automática.
Limpieza y Mejora de Imagen:

Filtros digitales que eliminan manchas, enderezan el texto y mejoran el contraste para que documentos viejos sean legibles.
Integración con Gestión Documental (ECM/DMS):

Los archivos se suben directamente a la nube o a servidores locales con permisos de acceso restringidos.
Firma Digital y Estampado Cronológico:

Garantiza que el documento digital tiene la misma validez legal que el original y que no ha sido alterado.

Optimización del Espacio Físico:

Puedes reducir hasta un 90% el espacio dedicado a archivadores, liberando metros cuadrados para áreas productivas o reduciendo costos de alquiler.
Acceso Remoto y Colaboración:

Con el auge del teletrabajo, los equipos pueden consultar la información desde cualquier lugar del mundo de forma simultánea, eliminando los "cuellos de botella".
Seguridad y Continuidad del Negocio:

El papel se deteriora, se quema o se moja. Los archivos digitales cuentan con copias de seguridad (backups) y protocolos de recuperación ante desastres.
Cumplimiento Normativo (Compliance):

Facilita cumplir con leyes de archivo (como las del Archivo General de la Nación en Colombia) y normativas de protección de datos (Ley 1581).
Sostenibilidad Ambiental:

Reduce drásticamente el uso de papel y tóner, alineando a la empresa con políticas de responsabilidad ambiental.